Infoworld

Een geslaagd IT project behoort tot de mogelijkheden, zolang je de basis niet uit het oog verliest. Volgens Chris Pope, project management consultant, is het allemaal een kwestie van scope, leiderschap, management en werknemers.

“De reden dat de meeste projecten mislukken is niet omdat er één groot duister probleem is. Ze falen omdat ze de basis uit het oog zijn verloren,” zo zei Pope tijdens een CIO conferentie in Auckland, Nieuw-Zeeland.

Pope schetste tien regels voor een succesvol IT-project:

1. Verzeker je ervan dat het project in lijn ligt met de bedrijfsstrategie. Vraag jezelf af of het resultaat van het project bijdraagt aan de koers die het bedrijf heeft uitgezet.

2. Zorg dat het projectbeheer goed gestructureerd is, en zorg dat de business erbij is betrokken. En dat de juiste mensen in de bestuurscommissie zitten.

3. Zorg voor een duidelijke project-afbakening. Zorg dat alle belanghebbenden hun rol kennen en op de hoogte zijn van de doelstellingen van het project. “Aan het begin van het project zit meestal een fase waarin iedereen opgewonden is en verschil van mening niet voorkomt,” zegt Pope. Maar na een maand of zes kan de sfeer omslaan, als de doelstellingen, verwachtingen en verantwoordelijkheden niet van het begin af duidelijk waren.

4. Maak afspraken over meetbare succesfactoren en bepaal welke strategie ervoor zorgt dat de business maximaal van het project profiteert. Het moet draaien om het positieve resultaat, niet om het proces. Ook moet duidelijk zijn hoe bepaald wordt dat het project is beëindigd, en hoe de positieve resultaten worden vastgehouden.

5. Eerst plannen, dan uitvoeren. “’Het komt wel goed’ is geen managementstrategie,” zegt Pope. Hij raadt ook ernstig aan je te verzetten tegen de druk van boven om ‘de bureaucratie te omzeilen’ en niet te zeuren maar vooral vaart te maken. Die houding, en het risico dat daardoor voorbarige beslissingen worden genomen, kan volgens hem de onderneming in potentie miljoenen kosten. Pope stelt ook voor de belanghebbenden nadrukkelijk te betrekken, zoals bijvoorbeeld de marketingmensen die het project hebben aangevraagd.

6. Zoek actief naar de risico’s. Beloon mensen die risico’s als in een beginfase weten af te dekken en ga de problemen niet uit de weg. Problemen verdwijnen niet vanzelf als je er maar niet naar kijkt.

7. Zorg voor een uitgebalanceerd team met de juiste kwaliteiten. Verschillende persoonlijkheden zijn essentieel. Je hebt bijvoorbeeld iemand nodig die bereid is de advocaat van de duivel te spelen.

8. Zorg dat iedere vergadering een helder doel en een heldere uitkomst heeft.Als iemand je uitnodigt voor een vergadering, maar niet kan aangeven waar de vergadering precies voor is en wat er uit moet komen, ga dan liever wat anders doen.

9. Maak effectief gebruik van consultants. Vraag je altijd af wat precies hun toegevoegde waarde is voor het project, zegt Pope.

En tenslotte dan:

10. Communiceer! Geef liever teveel informatie dan dat je de belanghebbenden niet in het project betrekt, zegt Pope. En draai er niet omheen. “Als iemand niet duidelijk is in zijn communicatie, betekent dat hetzij dat hij niet weet wat er gaande is, hetzij dat hij niet wil dat jij het weet,” zegt hij.