Infoworld

Volgens de Standish Group is slechts 29 procent van de IT-projecten geheel succesvol. Geen wonder, want volgens consultants en softwareleveranciers maken IT-afdelingen steeds dezelfde fouten. Zo volgen zij geen standaard projectmanagementprocessen en beschikken ze niet over de juiste medewerkers om projectmatig te werken. Ook besteden IT-afdelingen te weinig aandacht aan de mogelijke problemen die hun projecten kunnen bedreigen, laat staan dat ze oplossingen klaar hebben staan als die problemen zich voordoen.

De meeste blunders op het gebied van projectmanagement zijn te wijten aan gebrekkige planning of slechte communicatie, hetzij binnen het projectteam zelf, danwel tussen het team en de belanghebbenden. Hierdoor kunnen projecten zelfs geheel mislukken. Om de meest voorkomende fouten te voorkomen, hebben we een lijst opgesteld met 14 blunders op het gebied van projectmanagement. Als u de onderstaande fouten weet te voorkomen, zult u zien dat de klanttevredenheid stijgt, terwijl ook de rol van IT in uw organisatie beter wordt gewaardeerd.

Personeelsproblemen
Fouten in het proces
Slechte planning
Communicatieproblemen

Personeelsproblemen

Fout 1: Het verkeerde personeel met te weinig relevante competenties
Zonder de juiste mensen heeft een project weinig kans van slagen, stelt Joel Koppelman van softwareleverancier Primavera. "Zelfs een perfect gepland project sneuvelt bij een tekort aan talent."

Oplossing: Volgens Koppelman zouden IT- en projectmanagers een volledig overzicht moeten hebben van de vaardigheden en het takenpakket van hun medewerkers, inclusief consultants en outsourcers. Die laatsten worden vaak overgeslagen, terwijl zij een groot aandeel in de werkzaamheden hebben. Software voor projectmanagement kan dit inzichtelijk maken.

Als IT- en projectmanagers weten wie wat doet, moeten zij bepalen hoe de verdeling wordt tussen de vele projecten en het dagelijks werk van de medewerkers. "Ik heb nog nooit een organisatiemodel gezien dat goed werkt", zegt Richard Scannell, medeoprichter van consultancybureau GlassHouse Technologies. Volgens Joel Koppelman moet je proberen mensen en projecten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Een mogelijk oplossing kan zijn een aparte 'resource manager' aan te stellen. Die kan dan uitzoeken wie op welk project wordt gezet en het talent eerlijk over alle projecten verdelen.

Scannell adviseert om 'tijgerteams' op te zetten. Deelnemers zijn dan voor tenminste een jaar van hun gewone taken ontheven om aan een specifiek project te werken. Ken Cheney van HP's PPM Center stelt voor om naar alle projecten te kijken waaraan IT-personeel meewerkt en dan te stoppen met de minder belangrijke projecten. "Als je dat doet en de medewerkers verdeelt over de voornaamste projecten, kan een organisatie als geheel meer succes hebben", aldus Cheney.

Fout 2: De verkeerde projectmanagers
Zonder een goede manager aan het roer lopen projecten snel uit de hand.
Oplossing: Huur gecertificeerde projectmanagers in die slim genoeg zijn om alle belanghebbenden aan te sturen.

Goede projectmanagers hebben sterke sociaal-emotionele competenties, zegt Matthew Strazza van CA. Ze weten hoe je bijeenkomsten moet opzetten en met risico omgaat. Daarnaast moeten ze met verschillende mensen kunnen omgaan: zakenmensen die doelmatigheid willen, IT-mensen die veiligheid willen en financiële medewerkers die bezorgd zijn over het budget. Ten slotte moeten goede projectmanagers ook kennis in huis hebben over de technologie die wordt ingezet, besluit Strazza.