Infoworld

Bedrijven zijn afhankelijk van hun systemen. Helaas blijkt er in veel gevallen maar bitter weinig te kloppen van de gegevens waarmee de systemen werken. Het gevolg is dat ondernemingen sturen op foutieve informatie.

"80% van onze klanten heeft problemen met hun datakwaliteit", stelt Vincent Wylenzek, Business Intelligence Consultant bij Ordina, op basis van zijn ervaring met het opschonen van gegevens. "Je kunt gerust zeggen dat we dit bij alle klanten tegenkomen."

Fouten leiden tot verkeerde conclusies

Volgens Wylenzek is niet ieder geval even ernstig, maar fouten in administraties kunnen bijvoorbeeld goed leiden tot verkeerde financiële verslaglegging. Uiteindelijk kan dit zelfs leiden tot problemen met de fiscus of verkeerde bedrijfsvoering, omdat conclusies niet deugen.

Dergelijke problemen kunnen een uitstralend effect binnen een organisatie hebben. Zo zag de consultant ooit een systeem niet gebruikt worden, omdat het personeel geen enkel vertrouwen in de geleverde informatie had. "Dan heb je veel geld uitgegeven en dan heb je nog niets."

"Er zijn diverse soorten vervuiling te bedenken: regels die dubbel opgeslagen zijn, datatypes die niet overeenkomen of percentages waar een komma op de verkeerde plek staat", weet Wylenzek. Dat komt soms ook, omdat door personeelsverloop kennis van systemen langzaam onbereikbaar is geworden voor het bedrijf.

Excel grootste boosdoener

Een van de belangrijkste problemen is volgens de expert het gebruik van spreadsheets voor dataverwerking. Deze systemen zijn zelden voldoende beschermd tegen het maken van typefouten, die vervolgens in de organisatie over verschillende systemen worden verspreid. "Wat je ziet is dat negen van de tien bedrijven Excel gebruiken als primair bronsysteem voor dit soort gegevens, zoals begrotingen of pure targets", verzucht Wylenzek. "We noemen dat 'Excelites' als ziektebeschrijving." Als oorzaak duidt hij tekortkomingen van de gebruikte systemen aan, omdat deze bepaalde informatie niet gestructureerd verwerken. "Dus ja, het is amateuristisch, maar het is de praktijk."

Aanpakken bij de bron

Een van de belangrijke stappen in het oplossen van de problematiek is de vervuiling aanpakken bij de bron. Daarvoor maakt de consultant afspraken met de leverancier van de gegevens, die als broneigenaar als enige de gegevens correct kan krijgen.

Een goede stap is volgens hem dan ook om, na het maken van afspraken, ook daadwerkelijk gegevens af te wijzen als ze niet correct zijn. Hiervoor maakt Wylenzek een gegevensleveringsovereenkomst, waarbij duidelijk is vastgelegd welke data aangeleverd wordt, hoe dat eruit moet zien en waarvoor het gebruikt wordt.

Daarnaast levert Ordina een module om veelvoorkomende fouten tegen te gaan en te detecteren of hetzelfde bestand niet meer dan eens is aangeboden. "Dat zou namelijk ervoor kunnen zorgen dat je redundante data geleverd krijgt, waardoor het alsnog verkeerd gaat."

Door duidelijke eisen aan de gegevens te stellen, voorkomt een onderneming veel problemen. Dat betekent ook dat af en toe toegeleverde gegevens weigeren. "Ik zeg altijd dat 'nee' zeggen juist heel klantvriendelijk is, want je voorkomt er veel ellende mee."