Infoworld

Hoewel de verantwoordelijkheid van een business analist verschilt per bedrijf of project, herkent iedere IT-er of CIO een goede of slechte BA in een oogwenk. In dit artikel beschrijven we wat het verschil maakt.

De meeste lijn- en projectmanagers en softwareontwikkelaars die hebben meegewerkt aan nieuwe toepassingen, weten dat een business analist een grote impact heeft op de goede of slechte afloop van een softwareproject. Forrester senior analist Carey Schwaber heeft diverse projecten meegemaakt waar een slechte business analist de belangrijkste faalfactor was.
Hoewel steun van het topmanagement natuurlijk ook uitermate belangrijk is, kan een CEO of CIO niet elke dag in de loopgraven actief zijn. Daar komt een goede business analist om de hoek kijken, stelt Schwaber. “Het is eenvoudig te begrijpen wat hun rol is, maar moeilijk aan te voelen wat ze goed of slecht maakt in hun werk.”
Als handreiking voor een beter begrip van wat een BA goed of slecht maakt, volgen hier zes kritieke zakelijke karakteristieken en vaardigheden waarover een goede BA zou moeten beschikken.

1. Inzicht in het kernprobleem

Ron Bonig, CIO van de George Washington University, stelt dat een goede BA het kernprobleem herkent en in het juiste perspectief plaatst. Volgens Bonig proberen mensen te vaak het verkeerde probleem op te lossen, waardoor ze verstrikt raken in irrelevante details of een oplossing zoeken die niets met het kernprobleem te maken heeft.
Wie het goed wil doen, moet terugvallen op de zes kernvragen die journalisten ook hanteren: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe. Bonig: “Wie een probleem op basis van deze kernpunten kan omschrijven, is al halverwege een oplossing.” Een BA die, zoals Bonig meestal doet, deze vragen aan het begin van een softwareproject stelt, heeft een grotere kans op succes. “Een goede business analist weet het probleem te structureren. Enkele vaardigheden, wat gezond verstand en kennis van het onderwerp (in geval van een technisch probleem) zijn meestal voldoende.”

2. Diplomaten, vertalers, onderhandelaars

Carey Schwaber, Forrester, noemt goede BA’s diplomaten, onderhandelaars en vredestichters. “Ze vinden punten van overeenkomst, zijn objectief en snappen de vaak uiteenlopende wensen en eisen van managers en IT’ers. Weten waar elke partij vandaan komt is essentieel.” Volgens Jim Shepherd, senior vice president bij AMR Research, weten goede BA’s als vertaler aan beide partijen duidelijk te maken wat wordt bedoeld. "Je hebt iemand nodig die de vertaalslag kan maken tussen de technische mensen van IT en de zakenmannen. Die spreken vaak niet dezelfde taal. Ze heb elk hun eigen jargon.”

3. De rode lijn

De beste business analists kunnen een probleem zowel in detail als van afstand bekijken. Ze zien hoe de diverse processen in een bedrijf elkaar beïnvloeden als communicerende vaten. Ze houden het projectteam gefocust op het grotere geheel en op de lange-termijnvoordelen. Bovendien moeten ze zo benaderbaar zijn dat ze, als een soort eerstelijns hulp, de vragen kunnen beantwoorden van mensen die na de implementatie met de nieuwe software moeten werken. Vragen zoals: ‘hoe voer ik deze taak met deze software uit’ en ‘waarom werkt dit niet op deze manier’. Shepherd: “Dit is de persoon waar ze het eerst geneigd zijn mee te komen praten.”

4. De potentie en de grenzen van technologie

De beste business analist begrijpt de limiet van IT. Schwaber: “IT kan niet alles wat je wil, in ieder geval niet altijd kosteneffectief.” De juiste analist kan dit zó uitleggen dat zowel de IT-er als het management het begrijpt. Dat betekent dat hij overweg moet kunnen met termen als TCO (totale cost of ownership) en ROI (return on investment), maar ook met omschrijvingen van de IT-uitdaging. “Een business analist weet dat IT niet zomaar legacy toepassingen kan ombouwen tot een nieuwe webapplicatie. Ze zullen de beperkingen kennen (wanneer de applicatie kan veranderen, hoe snel het kan veranderen) en ze kunnen alle bij een softwareproject betrokken partijen helpen begrijpen wat de impact van deze beperkingen is.”

5. Geloofwaardigheid door werkervaring

Jim Shepherd stelt dat een business analist met een IT-achtergrond minder geloofwaardigheid heeft bij het lijnmanagement dan een vakgenoot met een zakelijke achtergrond. “De beste business analists hebben een achtergrond van accounting, planning of inkoop, en ontwikkelenden later een interesse voor IT. Het is veel moeilijker om het hoger management te overtuigen dat je ze aanvoelt en met ze meevoelt wanneer je als programmeur begonnen bent.”
Forresters Schwaber is het hier mee eens. Zij noemt deze BA’s “business technology analists”. “Zij zijn de eigenaar van bepaalde bedrijfsfuncties of –processen en voeren daadwerkelijk veranderingen door met bijvoorbeeld BPM (business process management) instrumenten. Zij moeten weten hoe de business werkt én hoe veranderingen van de bijbehorende processen, informatie en ervaringen optimaal doorgevoerd kunnen worden in nieuwe software.”

6. ‘Mensen-mensen’

De beste business analists zonderen zich niet af, maar werken samen met de mensen in een project. “Kunnen communiceren en samenwerken is cruciaal voor succes als business analist”, zegt Scott Ambler, actief op het gebied van agile development voor de IBM Methods Group. Volgens Ambler helpen goede BA’s andere leden van projectteams ook hun eigen business beter te analyseren. “BA’s die dat weten te brengen, zijn erg waardevol.”

Maar het vinden van de juiste persoon blijft lastig. Schwaber: “Ik ken mensen die afgestudeerd waren in computerwetenschappen maar die niet konden communiceren, en mensen die afgestudeerd waren op Engelse taal en die een projectteam precies konden uitleggen wat er moest gebeuren. Het is bijna niet te voorspellen wie de juiste mensen zijn voor een bepaalde klus, en hoe je ze succesvol kunt inzetten. Uiteindelijk kom je daar toch vooral met vallen en opstaan achter.”

Bron: CIO.com