Infoworld

De meeste bedrijven zijn nog steeds slecht voorbereid op rampen. Vooral over interne en externe rampencommunicatie blijkt nauwelijks te worden nagedacht. Volgens Frank Hoen (Netpresenter) komt dat doordat bedrijven vaak niet weten waar te beginnen met het opstellen van een rampenplan. Om organisaties te helpen heeft het bedrijf een checklist gemaakt. De lijst bevat de volgende 'ingrediënten':

1. Mogelijke rampen

Denk na over welke rampen mogelijk kunnen gebeuren. Op www.crisis.nl staan de specifieke gevaren voor iedere regio. Omdat de ICT zo'n integraal onderdeel vormt van de bedrijfsvoering van veel bedrijven, is het aan te raden een kort, apart ICT-rampenplan te maken. Hierin komen mogelijke rampen voor, zoals virusbesmettingen, hackeraanvallen, langdurige stroomuitval of uitval van de hoofdserver

2. Reactie per soort ramp

Maak een kort overzicht van hoe er gereageerd moet worden per ramp. Zo zal bij een brand in het gebouw snel geëvacueerd moeten worden, maar bij een brand op een industrieterrein in de buurt is het juist beter alle ramen en deuren gesloten te houden.

3. Wie doet wat

Beslis wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens een ramp. Met wie kunnen medewerkers contact opnemen bij wat voor soort ramp? Wie waarschuwt de benodigde hulpdiensten, instanties en andere kantoren? Wie waarschuwt de medewerkers? Wie controleert dat iedereen op de verzamelplek is? Wie zorgt er voor eventuele gewonden? Wie is verantwoordelijk voor nazorg en het contact opnemen met de familie van eventuele gewonden en de verzekering? Wie staat de pers te woord? Vermeld ook wie de verantwoordelijkheid overneemt bij afwezigheid van de hoofdverantwoordelijke. Geef telefoonnummer, mobiel nummer en emailadres van iedereen op de lijst.

4. Communicatie

Beslis hoe er over wat voor soort ramp wordt gecommuniceerd. Naar de hulpdiensten en pers, maar vooral ook naar de medewerkers. Beslis welke media bij welke soort ramp worden ingezet. Vertrouw niet enkel op een sirene. De ervaring leert dat te veel mensen dit alarmsignaal negeren als niet duidelijk is wat er precies aan de hand is. Zorg dat snel alle mogelijke media kunnen worden ingezet om de medewerkers te waarschuwen. Kijk of het mogelijk is alleen personeel in het getroffen gebied te waarschuwen. Personeel op andere locaties moet bij voorkeur een alternatief bericht krijgen, bijvoorbeeld: 'Hoofdkantoor geëvacueerd vanwege brand'.

5. Inhoud van de alarmmelding

Denk na over de inhoud van een alarmmelding. Zijn er verschillende sirenes? Wat moet de gesproken alarmmelding zeggen en hoe kan deze (vooraf) ingesproken worden? Wat moet er in het sms-bericht, het bericht op grote schermen en PC-schermen en/ of de email staan? Berichten moeten kort, duidelijk, specifiek zijn, de aandacht trekken en duidelijk herkenbaar zijn als alarmbericht. Bijvoorbeeld: 'Bommelding. Verlaat gebouw nu' of 'Brand bij receptie. Evacueren via achteruitgang'. Zet ook een aantal standaardberichten klaar.

6. Hoe te activeren

Hoe moet het alarmbericht en/ of de sirene worden geactiveerd? Omdat elke seconde telt bij een ramp, is het het beste als al deze media kunnen worden geactiveerd via één systeem. Wie activeert het alarmbericht? Bijvoorbeeld de bedrijfshulpverlener en/of iemand van de receptie of de technische man.

7. Rampeninstructies voor medewerkers

Zet de belangrijkste rampeninstructies en contactgegevens op een rij voor de medewerkers. Zet deze samenvatting bijvoorbeeld op het intranet en herinner medewerkers hier regelmatig aan.