Infoworld

Dagelijks worden we overspoeld met digitale documenten, emails en andere vormen van digitale informatie. In het artikel Databases lijden aan overgewicht dat eerder op Infoworld is verschenen, wordt gesteld dat een meerderheid van de IT decision-makers hun databases jaarlijks met 11 tot 30 procent zien groeien. Deze enorme groei van opgeslagen informatie vergt veel van de IT-manager. Zo worden er bijvoorbeeld dagelijks al wereldwijd 30 miljard emails verstuurd. Hij moet zijn zaken dus goed op orde hebben om fouten, en mogelijk permanent dataverlies, te voorkomen.

Het is niet hoopgevend te weten dat onderzoek van data recovery bedrijf Kroll Ontrack heeft uitgewezen dat 30 procent van alle gevallen van blijvend gegevensverlies nu al het gevolg is van menselijke fouten en niet van technische mankementen. Gegevens moeten in alle stadia – creatie, uitwisseling en verwijdering – beveiligd en gechecked worden. Ga daar als IT-verantwoordelijke maar aan staan.

Centrale gegevensopslag

Eén van de problemen waar tegenop gebokst moet worden, is het feit dat veel werknemers documenten enkel op hun desktop bewaren. Zodra een document echter gecreëerd wordt, moet de gebruiker zich ervan verzekeren dat deze ook centraal opgeslagen en bewaard wordt. Veel gebruikers zijn van mening dat wanneer ze hun bestanden kunnen openen, deze ook beschermd zijn tegen dataverlies in het geval van een computercrash. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot belangrijke gaten in de data-opslag terwijl juist een gecentraliseerde opslag van bedrijfsgegevens een belangrijke informatiebron is voor bedrijven van allerlei formaat. Daarom zou een effectief archiveringssysteem prioriteit moeten zijn van iedere IT-manager. Een grote slag kan al geslagen worden door werknemers te wijzen op het belang van gecentraliseerde gegevensopslag. Hier is dan ook een educatieve rol weggelegd voor de IT-afdeling.

Een tweede probleem is het maken van back-ups; als dit niet secuur en regelmatig gedaan wordt, kan dit grote gevolgen hebben voor de beschikbaarheid van gegevens als het systeem crasht. Niet alleen kunnen er dan enorm veel gegevens verloren gaan omdat daar niet recentelijk een back-up van is gemaakt, ook is het een hels karwei voor de IT-verantwoordelijke om gegevens terug te halen uit de database.

Business continuity-plan

IT decision-makers moeten zich realiseren dat de enorme groei van databases vraagt om een solide data recovery-plan. Een business continuity-plan biedt een prima platform om een centrale data-opslag en het maken van back-ups structureel te regelen. Veel organisaties realiseren zich dat een business continuity-plan een belangrijk onderdeel is van een bedrijfsplan, maar de concrete invulling ervan roept vaak vragen op. En dat terwijl voorschriften zoals SOX en ISO laten zien dat bedrijven de verplichting hebben hun data te beschermen. Non-compliance kan mogelijk resulteren in boetes, verminderde aandeelwaarde, verlies van klantvertrouwen en verlies van omzet. Voor de overheid ligt er dan ook nog een taak om inzichtelijk te maken aan welke vereisten een business continuity-plan moet voldoen om bedrijven compliant te kúnnen laten zijn met bestaande wet- en regelgeving.

Speel niet de doe-het-zelver

Wanneer er dan een business continuity-plan ligt, is het belangrijk dat de IT-manager ook als eerstelijnshulp wordt gezien voor IT-problemen. Het is een natuurlijke reactie dat werknemers zelf hun computerproblemen op willen lossen. Werknemers worden tenslotte allemaal geacht over een bepaalde hoeveelheid IT-kennis te beschikken, ongeacht hun positie. Echter, personeel doet meer kwaad dan goed wanneer ze zelf problemen willen oplossen. Vragen van werknemers die zich zelf bemoeid hebben met hun PC resulteren vaak in veel moeilijkere herstelwerkzaamheden. Soms zijn de gegevens zelfs voor altijd verloren.

Nu er meer waardevolle informatie wordt opgeslagen op hard drives dan ooit tevoren, is het belangrijk dat mensen weten wat ze wel en niet kunnen doen bij gegevensverlies en dat er binnen een bedrijf duidelijke richtlijnen gelden. Alleen dan zal het mogelijk zijn om de vloedgolf aan data het hoofd te bieden.

Tormod Nymoen, Marketing Manager bij Kroll Ontrack