Infoworld

Een aantal jaar geleden, toen Leslie Fiering het met IT-executives begon te hebben over de potentiële voordelen van notebooks binnen het bedrijf die het eigendom zijn van werknemers, veroorzaakte het idee “angst, afschuw en extreme beroering in de harten van CIO’s,” herinnert ze zich.

Maar gedurende de afgelopen twee jaar heeft Fiering, vice-president onderzoek bij Gartner, het idee bijval zien krijgen van een toenemend aantal IT-organisaties dat ging experimenteren met programma’s met door werknemers zelf aangeleverde apparatuur die in hun eigen bezit was.

“Programma’s met notebooks die werknemerseigendom zijn winnen aan populariteit en worden al door meer dan 10 procent van de organisaties gehanteerd,” zegt Brian Gammage, vice-president bij en partner van Gartner.

Het is de volgende logische stap in de steeds meer consumentgerichte richting van IT, zeggen analisten. Wanneer mensen een nieuwe betaalbare notebook tegenkomen die ze echt graag willen hebben – en het bedrijf de hardwarevernieuwing alweer een jaar heeft opgeschoven – zullen ze hem kopen en een manier bedenken om hem mee naar het werk te krijgen. “We krijgen geregeld telefoontjes van CIO’s die zeggen, ‘Help, één van mijn executives heeft een MacBook Air. Wat moet ik nou?’”

Eén manier om grip te krijgen op dergelijke problemen is het invoeren van een programma voor werknemersaanlevering. Het kan leiden tot grotere voldoening bij gebruikers en het kan totale eigenaarskosten reduceren van zo’n 9 tot 44 procent, zegt Gartner. Maar het vinden van de juiste parameters voor een succesvol programma met laptops van werknemers kan nogal lastig zijn.

De kat uit de boom kijken

Bij Sunoco waren IT-leiders happig om “de risico’s en voordelen van het consumentgerichter maken van het laptopslagveld te evalueren,” zegt Mark Quarles, manager infrastructuurdiensten voor het energiebedrijf van 36 miljard Amerikaanse dollar: “Wat zijn met name de totale eigendomskosten en invloeden op de handhaving van deze potentiële paradigmaverschuiving?” Hoewel het bedrijf niet uitging van materiële besparingen op de hardware hoopte men wel dat doorlopende ondersteuningskosten zouden kunnen worden verminderd.

De infrastructuurdienstengroep had altijd alle hardware aangeleverd en ondersteund voor alle 14.000 werknemers van het bedrijf. Dus de IT-leiders maakten zich zorgen over de invloeden of risico’s op de betrouwbaarheid en veiligheid van het omschakelen naar het werknemerseigendomsmodel. Maar in mei nam Sunoco een paar kleine stappen om de voors en tegens te onderzoeken van overlaten van het doen van aankopen aan de gebruikers. Sunoco’s proof of concept voor een werknemersaanleveringsprogramma betrof zes werknemers gedurende een periode van drie maanden. De infrastructuurgroep liet hen weten dat ze welke laptop ze ook maar wilden mochten aanschappen met een bedrijfsbeurs van 1.400 Amerikaanse dollar.

Een redelijke beurs is een cruciaal aspect van elk werknemersaanleveringsprogramma, zegt Fiering, omdat het de enige manier is om er zeker van te zijn dat de gebruiker een notebook zal aanleveren dat voldoet aan de prestatie- en veiligheidseisen van het bedrijf. En Sunoco had er nogal wat. Het kondigde minimum werkstationsrichtlijnen aan, waaronder eisen voor Microsoft Vista Business, OSX of Linuxdistributies, video- en USB-poorten, 100 GB harde schijf, 2GB RAM, en LAN-verbinding. Het programma vereiste ook dat laptops geconfigureerd waren voor antivirussoftware,Microsoft Office 2007 (de Linux laptops uitgezonderd), Citrix ICA Client, Windows Update en VPN.

De pilot van Sunoco legde de verantwoordelijkheid bij de gebruikers om hun laptop aan te schaffen, te configureren en te onderhouden zonder ondersteuning van IT-personeel. Deelnemers documenteerden de processen die ze uitvoerden om hun laptop in te stellen, net als de specifieke applicaties en toegangsprocedures (al dan niet verbonden met het bedrijfsnetwerk) die ze gebruikten om hun werk te doen, en het resultaat van hun ervaring met deze test.