Infoworld

U dacht dat u uw IT-budget aardig onder controle had? Gefeliciteerd – dat dachten vele andere collega’s ook. Ze mochten vervolgens uitleggen waarom ze hun uitgaven toch door het plafond wisten te jagen. We noemen zes dingen die u vooral moet blijven doen als enorme budgetoverschreidingen voor u geen probleem zijn.

1. Altijd ja zeggen.
Dat lijkt een open deur, maar al te vaak is dat wat de organisatie van u eist. Op ComputerWorld.com staat het voorbeeld van een ziekenhuis waar de CIO simpelweg de opdracht had gekregen aan alle verzoeken te voldoen. “Het hoger management vertelde IT gewoon dat als iemand iets nodig had, zij maar moesten zorgen dat het gebeurde.” Gevolg: geplande projecten namen ongeveer 10 procent van het budget van $100 miljoen, terwijl ongeplande klussen maar liefst 30 procent voor hun rekening namen. De overige 60 procent ging naar onderhoud. De meeste best-practice modellen geven aan dat 70 procent naar onderhoud zou moeten gaan, 25 procent naar geplande projecten, en slechts 5 procent naar onvoorziene verzoeken.

Het probleem werd pas opgelost toen het bij IT helemaal fout ging bij een belangrijk en groot project, volgens CW voornamelijk door de chaos die al die tussendoorklusjes veroorzaken. “Pas toen drong het tot de CIO en het hoger management door dat ze maar beter een veel strakker beleid konden voeren, maar het kostte ze vervolgens wel een maand of zes, zeven om dat door te voeren.” Door projecten kritischer te bekijken en beter te plannen kwam het ziekenhuis uiteindelijk wel veel dichter bij de 70/25/5 verdeling.

2. Verwachten dat de geldkraan dicht kan zodra een project live is.
Ken Gabriel, ERP adviseur bij KPMG International, noemt dit de belangrijkste oorzaak voor budgetoverschreidingen aan de IT-kant. Volgens hem worden budgetten tot wel 20% overschreden door deze vergissing – ook bij projecten die vele miljoenen kosten. Gabriel noemt het voorbeeld van een bedrijf dat zich twee weken voor oplevering van een SAP-implementatie (waarde: $200 miljoen) plots realiseerde dat er geen budget was ingeruimd voor, om maar wat te noemen, het oplossen van de onvermijdelijke bugs en training van gebruikers. “Ze waren ervan uitgegaan dat ze die consultants de dag van de live-gang de deur konden wijzen, maar realiseerden zich plotseling dat ze die mensen nog ergens voor nodig hadden.” De IT-afdeling moest bij het management langs voor een aanvullend budget van $2 miljoen om zo’n 15 consultants terug te halen en de kosten te dekken voor 20 interne medewerkers die het natraject moesten gaan verzorgen.

3. Lokaal plannen en budgetteren.
Door lokale units hun eigen budget te laten beheren weet je zeker dat in de lokale behoeften wordt voorzien, maar onder de streep kost het je vooral extra. Door centraal te plannen, te budgetteren en in te kopen, bespaar je niet alleen direct op kosten, maar door standaardisatie ook nog eens op onderhoud en beveiliging.

4. Business Intelligence of reportages niet in je planning opnemen.
“BI en reportagebehoeften worden altijd te laag gebudgetteerd. Iedereen focust op de processen en denkt dat ze de reportages er wel even bij kunnen doen,” zegt John Larkin, een voormalig CIO (nu een van de partners binnen TPP Global Services). Larkin heeft ooit gewerkt met een bedrijf dat bezig was met een ERP-implementatie ter waarde van $3 miljoen, waarbij duidelijk behoefte was aan reportages en dashboards om de hele operatie te controleren en te monitoren. De projectleiders gingen ervan uit dat het grootste deel van dat werk wel intern gedaan kon worden, maar ze vergaten even dat al díe mensen bezig waren met de implementatie zelf. Uiteindelijk moesten ze voor $6 ton aan consultants laten aanrukken om aan de BI- en reportage-requirements te voldoen. Larkin: “Het is al moeilijk genoeg om een groot ERP-project geaccepteerd te krijgen, dus is men geneigd er gemakshalve vanuit te gaan dat er veel meer intern gedaan kan worden dan realistisch gezien haalbaar is.”

5. Inzetten op enorme kostenbesparingen door offshore outsourcing.
Te weinig IT-managers hebben door dat er een limiet ziet aan de besparingen die je werkelijk kunt realiseren met offshore outsourcing. Dat leidt tot onrealistische verwachtingen, gebaseerd op veel te rooskleurige prognoses en best-case scenario’s die absoluut onhaalbaar zijn. John Larkin herinnert zich nog een middelgroot bedrijf dat zijn IT-budget had gebaseerd op de idee dat ze maar liefst 60 procent zouden gaan besparen door programmeerwerk en onderhoud uit te besteden aan India. Uiteindelijk bleken de besparingen op zo’n 20 tot 30 procent te blijven steken, zodat de IT-managers grote moeite moesten doen om elders geld weg te halen dat de gaten in het budget kon dichten. “Dat pleit duidelijk voor een ervaren adviseur, betrouwbaar vergelijkingsmateriaal en veel praten met ervaren branche-genoten, zodat je weet dat je cijfers ook werkelijk kloppen,” aldus Larkin.

6. Vooral niet van te voren met IT overleggen.
Dat is een van de meest frustrerende problemen voor IT: zelfs als je zelf je budget goed op orde hebt, kunnen andere bedrijfsonderdelen nog voor nare verrassingen zorgen. Bob Rapp heeft een mooi voorbeeld uit de tijd dat hij nog CIO (en vice president) was bij Frontier Airlines in Amerika. “Een aantal managers had een plan bedacht om de maatschappij uit te breiden met een nieuwe regionale tak, maar ze besloten om het niet met iedereen te delen.” Niet met Rapp in elk geval, zodat die pas bij de CFO op de stoep stond toen het hele project én de financiering al door het bestuur was goedgekeurd. Rapp zag meteen dat de technische implicaties volledig waren onderschat, maar toen was het al te laat. Uiteindelijk was het bedrijf gedwongen een van overheidswege verplicht operations control center aan te schaffen voor een ongebudgetteerd bedrag van $1 miljoen, plus een jaarlijks terugkerende onkostenpost van opnieuw $1 miljoen aan beheerskosten. Vanaf dat moment rapporteerde Rapp overigens wel direct aan de CEO, om dergelijke fouten in de toekomst te voorkomen. Elk nadeel heeft zijn voordeel…

Bron: CIO.au.com