Infoworld

Ik heb het gevoel dat ik elke week nieuwe manieren ontdek waarop bedrijven de hoeveelheid papier en inkt die ze dagelijks verbruiken kunnen verminderen. En dan heb ik het niet eens over al dat geld dat onnodig besteed wordt aan het heen en weer sturen van papier ter ondertekening, verwerking, en opslag (en dat zijn echt geen kleine bedragen, als je bedenkt dat één enkele 170 grams envelop al minimaal bijna 25 euro kost, als je hem verstuurt met de eenvoudigste TNT Express service).

Recentelijk heb ik met vertegenwoordigers van GXS en Verizon gesproken over het verminderen van print- en postafval, en ze reageerden enthousiast op de milieu- en efficiëntievoordelen van SCA (supply-chain automation). De bedrijven bieden gezamenlijk een managementoplossing aan voor productieketenautomatisering, genaamd GXS Trading Grid, die op de Managed Network Services van Verizon Business draait. Het idee achter SCA is op een veilige manier handmatige processen op papier om te zetten naar geautomatiseerde elektronische transacties tussen leveranciers, partners, en klanten. Daarmee kunnen bedrijven besparen op het gebruik van papier en dure printerinkt, terwijl ze ook geen postzegels meer hoeven te plakken.

Iedereen die ooit wel eens iets besteld heeft bij een Bol.com, is bekend met het concept van productieketenautomatisering. Je gaat online, plaatst een elektronische bestelling en je betaalt ook weer elektronisch. Bol stuurt je dan via e-mail een bevestiging van je bestelling en een bevestiging wanneer je pakket wordt verzonden. Er wordt geen papier gebruikt, behalve dan de bon die bij je pakje zit.

In het bedrijfsleven blijven veel bedrijven voor alle zojuist genoemde transacties gebruikmaken van papieren documenten, waarbij bestellingsbevestigingen, bestelstatusupdates, rekeningen en betalingen die handmatig worden verstuurd. Al dat papier betekent ook dat er meer tijd wordt besteed aan de interne verwerking van facturen. Volgens de Aberdeen Group zouden voor een bedrijf dat zo’n 500.000 transacties per jaar verwerkt de kosten met 60 procent teruggebracht kunnen worden als dat proces wordt automatiseerd.

Naast de toegenomen effectiviteit die SCA oplevert, wijzen GXS en Verizon op de mogelijke voordelen voor het milieu, als de geschatte 40 miljard transacties van bedrijf tot bedrijf die jaarlijks wereldwijd plaatsvinden geautomatiseerd zouden worden. De cijfers geven een duidelijk beeld van de onnodige lasten en kosten. De cijfers staan alleen voor de mogelijke besparingen voor bedrijven die het gevolg zijn van het schrappen van papier, en de energie die nodig is om de documenten te printen:

• Ruim een miljard kilo CO2, vergelijkbaar met een jaar lang 206.672 auto’s van de weg halen of het verminderen van het benzineverbruik met 1643 miljoen liter of 1415 miljoen liter olie
• 1.386.667 ton hout, oftewel 9,6 miljoen bomen
• 15,3 miljoen BTU totaal energieverbruik, vergelijkbaar met ongeveer 168.633 huishoudens per jaar
• 29 miljard liter afvalwater, genoeg voor zo’n 11.553 zwembaden, en 413 miljoen kilo vast afval, waarmee je ongeveer 32.548 vuilniswagens kunt vullen.

En er is nog een andere drijfveer om de kant van SCA op te gaan. Steve Kiefer, vice-president sector- en productmarketing bij GXS, zegt dat het MKB door grotere partners onder druk wordt gezet om de overstap te maken. “Het meest voorkomende scenario is dat je een grote koper met een enorm aanschafbudget hebt die geïnteresseerd is in elektronische interactie met zoveel mogelijk leveranciers,” zegt hij. “Over het algemeen hebben grote kopers een programma opgesteld en zullen ze leveranciers over het algemeen vragen een investering te doen in één van de SCA-technologieën, zoals een EDI-, XML-, of een Web-gebaseerde benadering.”

Zoals elke nieuwe technologie vereist SCA zowel een technologische investering als een verandering van processen. De technologische investering is volgens Kiefer niet al te belangrijk. Hij schat dat een klein tot middelgroot bedrijf al met SCA-diensten aan de gang kan voor zo’n 50 tot 100 dollar per maand. Een schijntje in vergelijking met de 25 euro die het nu betaalt voor de express-verzending van één enkele factuur. De meeste bedrijven hebben de technologische infrastructuur al op orde, volgens Kiefer: “Het vereist niet meer dan een pc en een internetbrowser”.