Infoworld

Ook zo’n moeite om voldoende steun te krijgen voor uw projecten? IT Governance, mits goed uitgevoerd, verbetert uw reputatie, verhoogt uw budget en zorgt dat uw IT-systemen een directe bijdrage leveren aan de uitvoering van de bedrijfsstrategie.

Richard Routh, van het Institute for CIO Excellence: “IT-gericht werken is belangrijk, maar volstrekt zinloos als er geen IT-gericht bestuur aan ten grondslag ligt. Het invoeren van IT Governance, effectief IT-beleid met heldere taakverdeling en verantwoordelijkheden, lukt alleen als het eigenaarschap van IT-initiatieven wordt verdeeld over het hele management. Gebeurt dat niet, dan is uw project gedoemd te mislukken.

Als u CIO’s vraagt de belangrijkste uitdagingen binnen hun vakgebied op te schrijven, krijgt u meestal het volgende lijstje:

• Onvoldoende middelen om de taken uit te voeren die zij nodig achten voor hun bedrijf.
• De financiering die er wel zou zijn, garandeert niet dat dure IT-projecten een lange ontwikkelingstijd zullen overleven.
• Gebrek aan status voor de CIO; ze mogen nergens aanschuiven.
• Voortdurend moeten strijden tegen de algemene indruk dat ze over te weinig beleidsmatig inzicht beschikken om mee te draaien met de rest van het management.
• Voortdurend moeten strijden tegen de algemene indruk bij de rest van het management dat de CIO in de eerste plaats een technische leider is, in plaats van een zakelijke leider (laat staan een strategische leider).
• Voortdurend moeten strijden tegen de algemene indruk bij de rest van het management dat, zelfs als de CIO een zakelijk leider zou willen zijn, hij/zij simpelweg de vaardigheden mist om een zakelijke leiderschapspositie in te nemen.
• Gebrek aan besef bij het overige management dat IT een strategische rol zou kunnen spelen. Als ze de bijdrage die IT (en de CIO) in potentie zouden kunnen leveren nou maar eens zouden zien…

Als de bovenstaande lijst u bekend voorkomt, dan is er goed nieuws. Veel CIO’s die meer focus op IT proberen te krijgen, worden in hun pogingen gefrustreerd door een gebrek aan medewerking van de andere leidinggevenden, waardoor elk mogelijk effect van een goed plan om meer IT-gericht te werken meteen te niet wordt gedaan. Het kan allemaal worden opgelost door effectief IT-beleid te voeren.

Er zijn allerlei verschillende modellen voor IT Governance. Het is aan u te beslissen welk model het beste bij u en uw bedrijf past. Elk van de modellen is op zijn eigen manier effectief onder de juiste omstandigheden. Wat u in het oog moet houden als u uw afweging maakt, is dat de crux voor elke vorm van effectief IT-beleid ligt in het delen van verantwoordelijkheden met andere leidinggevenden. U kunt nog zo consciëntieus te werk gaan bij het uitvoeren van uw IT-beleid, als u geen enkele verantwoordelijkheid afstaat aan andere managers, is uw IT-beleid bij voorbaat mislukt. En andersom: misschien dat u het IT-beleid helemaal niet zo nauw neemt, maar als u de verantwoordelijkheid voor alle grote IT-initiatieven deelt met andere managers, kunt u ervan opaan dat uw IT-beleid bijzonder succesvol zal zijn.

De belangrijkste indicatie voor een succesvol IT-beleid is de mate waarin de andere managers de verantwoordelijkeid voor IT-initiatieven met u delen!

Wat betekent dat: ‘de verantwoordelijkheid voor IT-initiatieven delen’? Het komt er op neer dat u het overige management moet betrekken bij de verdeling van de middelen die aan IT worden toegewezen. Zodra dat gebeurt, wordt u niet langer gezien of behandeld als die eenzame leidinggevende die over IT gaat. In plaats daarvan gaan ze zichzelf zien als deel van het team dat u helpt de strategische aspecten van IT in het oog te houden. Ze zullen zich echt niet plotseling gaan bemoeien met de dagelijkse gang van zaken of het onderhoud van de IT infrastructuur (u mag hopen van niet). Dat soort praktische zaken laten ze maar al te graag bij ‘de mensen van IT’ liggen. Maar ze zullen hun betrokkenheid bij beslissingen rond nieuwe IT-initiatieven zeker leren waarderen, en hun betrokkenheid zal uiteindelijk leiden tot succesvolle ontwikkeling, implementatie en uitvoering van strategisch belangrijke IT-systemen.

Veel CIO’s en IT-managers beginnen te steigeren als ze voor het eerst horen dat ze verantwoordelijkheden op IT-gebied met andere managers zouden moeten delen. De meest gehoorde klachten:

• Als ik de controle verlies, wordt het een chaos!
• Als een stelletje zakenmannetjes zonder enig begrip van of ervaring met technologie zich met IT gaat bemoeien, gaat dat zeker ten koste van de kwaliteit van de IT die dit bedrijf nodig heeft.
• Dat kost me mijn status en mijn geloofwaardigheid. Je zult zien dat het geïnterpreteerd wordt als een zwaktebod; dat ik zonder hun hulp niet zou weten hoe ik mijn werk moet doen. Ze gaan zich vast afvragen waarom ik eigenlijk de leiding heb bij IT.
• Die andere managers hebben het al druk genoeg met hun eigen verantwoordelijkheden. Ik denk niet dat ze tijd of zin hebben om mijn werk er ook nog even bij te nemen, dus verantwoordelijkheid met ze delen gaat nooit gebeuren, al zou ik het willen.
• Als ik dat probeer, zullen ze óf denken dat ik mijn verantwoordelijkheden ontloop, óf dat ik volslagen incompetent ben.

In feite is wat er werkelijk gebeurt als IT Governance goed wordt uitgevoerd precies het tegenovergestelde van wat hierboven beschreven staat. Als u de verantwoordelijkheid over het toewijzen van IT-middelen deelt met andere leidinggevenden, staat dit u te wachten:

• Uw controle over IT neemt toe naarmate het management uw IT-inspanningen met meer kennis van zaken en groter enthousiasme ondersteunt. Dat komt vooral doordat uw budget ruimer en zekerder wordt, maar ook doordat de gebruikers van de andere afdelingen uw systemen beter zullen accepteren en het succes van uw IT-projecten toeneemt.
• De overige managers zullen u helpen kansen te herkennen om grote veranderingen door te voeren. Door de bijdrage van uw systemen aan de bedrijfsstrategie neemt de kwaliteit verder toe.
• Uw status en geloofwaardigheid groeien, doordat de andere leidinggevenden u plots andere eigenschappen gaan toeschrijven. Denk aan politieke vaardigheden (lees: grotere effectiviteit), betere teamspirit op managementniveau, en vooral de leiderschapscapaciteiten om IT-systemen te ontwikkelen die echt bijdragen aan het succes van het bedrijf. Ze zullen u gaandeweg gaan accepteren als een handige zakelijke manager, in plaats van u weg te zetten als ‘die techneut’.
• De andere managers krijgen vanzelf door dat hun bijdrage aan de toewijzing van IT-middelen hen helpt om IT voor hun vakgebied in te zetten, waardoor ze hun eigen zakelijke doelen veiligstellen.
• U mag aanschuiven, en reken maar dat u als gelijke zult worden behandeld.

Als u werkelijk begrijpt wat het betekent om IT-gerichter te gaan werken, begrijpt u ook hoe belangrijk het is andere managers bij dat proces te betrekken. Sommige CIO’s hebben er grote moeite mee de rest van het managementteam zover te krijgen dat ze zich inzetten voor IT. Zo kan het geen optimale bijdrage leveren aan de bedrijfsresulaten. De oplossing ligt in IT Governance.”

Dr. Richard L Routh is directeur van het Institute for CIO Excellence en werkzaam aan de South Carolina Upstate universiteit bij de afdeling Informatica.

Bron: CIO.com